クラウドで大切なファイルを管理したい(その1)

みなさんは大切なファイルをどのように管理していますか?

  • 外付けハードディスクに保存
  • Dropboxなどのクラウドストレージに保存
  • DVDに焼いている
  • 特にやってない
大体がこんな感じになるのではないでしょうか。

今から、大切なファイルの整理整頓をしようと思うのですが、
せっかくなので、ブログにアウトプットしながら、整理してみようと思います。

流れとしましては、現在の自分の管理状況を整理して、それから今後はどのように整理整頓をしていこうか考えて、実際やってみるといった感じで行こうと思います。


ちなみに、大切なファイルというのは、人それぞれだと思いますが、
PCが壊れた時に回収できなくなったら泣いてしまうファイルのことだと思っています。


私の場合の大切なファイルとは、

  • PCでやサイトでよく利用するIDとパスワードの入ったメモ
  • ブックマーク(お気に入りのサイト)
  • 自腹で電子化した書籍
  • 制作中のWEBサイトのファイル
  • 過去の制作したウェブサイトのファイル
  • サイト制作で利用する資料(料金表や提案資料テンプレートなど)
  • HTMLやPHPやJSなどのテンプレート集
  • インストールしたソフトや情報と設定情報
  • 結婚式の写真と動画
  • 撮り貯めたペットの写真
  • ネットで利用している自分のアイコンPNG
  • 職務経歴書
  • やることリスト
他にも細かいのはありますが、ざっとこんな感じです。


これらのファイルが残ってさえいれば、現状のPCがいきなり立ち上がらなくなっても問題なく復活できます。

また、新しいPCを購入した場合でも、素早く現在の環境に合わせることができますし、ほんと大切にしたいファイル達です。

ではこれらのファイルはどのように管理するのがベストなのか、考えていきます。



まずは現状の自分の状況を整理してみると…


私は、基本的にクラウドサービスを利用して大切なファイルを管理しようと思っています。

現在メインで利用しているクラウドサービスは

  • LastPass
  • Xmarks
  • Dropbox
  • Evernote
  • Nozbe

クラウドサービスとは、ネット上に自分の情報やファイルなどを預けておけるサービスで、
ネット上にあるので、IDをとパスワードがあればどこからでも引き出すことができます。

これは便利で外せないので、クラウドサービスで大切なファイルを保存することを目標で考えていきたいと思います。


それぞれのサービスの役割はというと


LastPass(有料で利用中)


サイトにログインするIDとパスワードを全て管理

有料にすれば、スマートフォンでも利用できます。
ちなみに、現在は有料で利用中ですが、意外と利用していないので、契約をやめて無料ユーザーになろうと思っています。
ブラウザで直接保管庫へログインすれば、それで利用できるので…。


Xmarks(有料で利用中)


ブックマークを全て管理

このサービスの良いところは、FirefoxやChromeなどブラウザだけではなく、PCをまたいでBookmarkを共有できるところです。
無料でも十分なのですが、有料だとスマートフォンでも共有できます。
ちなみに、こちらも現在は有料で利用中ですが、LastPassより有料サービスの利用頻度が低いです。
というのも、WinユーザーだとiTunesへ接続すると、IEと同期できますし、MacユーザーだとSafariと同期してますよね。たぶん。


Dropbox


ファイル管理

いわずと知れたファイル置き場ですね。
ファイルは基本的にここに置くようにしています。
無料アカウントですが、なんやかんやで、容量は現在25GBです。


Evernote(有料で利用中)


メモやPDFなどドキュメント系を全て管理

これも説明不要ですね。すべてのメモがここに入っています。あと全てのPDFや参照すべき資料もここに入っています。
とりあえずEvernoteを検索すれば、何か出てくるようにして活用しています。

なので、検索されやすいような構成が大切ですね。これは永遠の課題です。


Nozbe(有料で利用中)


やることリストを全て管理

これはあまり有名ではないですが、これが無いと仕事ができません。
自分のやるべきTodoは全てここに入っていますので、日常生活にも支障が出てしまうと言っても過言ではありません。

前にブログでNozbeの紹介をしたので、その時の記事を御覧ください。
Todo管理はNozbe(ノズビー)で落ち着きました


これらのクラウドサービスに、先程書いた大切なファイルがどこに保存されているか当てはめてみると


LastPass


  • PCでやサイトでよく利用するIDとパスワードの入ったメモ

Xmarks


  • ブックマーク(お気に入りのサイト)

Dropbox


  • 自腹で電子化した書籍
  • 制作中のWEBサイトのファイル
  • 過去の制作したウェブサイトのファイル
  • サイト制作で利用する資料(料金表や提案資料テンプレートなど)
  • HTMLやPHPやJSなどのテンプレート集
  • ネットで利用している自分のアイコンPNG

Evernote


  • インストールしたソフトや情報と設定情報
  • 職務経歴書

Nozbe


  • やることリスト

現状でこれらクラウドサービスに入っていないのは、

  • 結婚式の写真と動画
  • 撮り貯めたペットの写真

この動画と写真はファイルのサイズが大きいので、現在パソコンに保管したままです。
一部はDVDに焼いてありますが、今パソコンが故障したら、ほぼ全てが無くなってしまいます。

これはまずい! ここからいち早く対処したいと思います。


あと、クラウドサービスについて、
気になってる点がいくつかあるので挙げておきます。

  • 写真、動画の管理がローカルに入ったままではまずい。
  • クラウドサービスが無くなったら全部消えちゃうじゃん。
  • セキュリティーが必要なファイルをネットに預けても大丈夫なのか。
  • 有料のものはどうにか無料にならないか。
  • 3年くらい経ったら、ファイルがごちゃごちゃになっていそう。必要な情報が、必要な時にちゃんと見つかるのか。

これらの問題を全て解決できれば、頭の中も、PCの中もクリーンになってすっきりしますね。
がんばって解決したいところです。


次回は解決法を考えてみたいと思います。

クラウドで大切なファイルを管理したい(その2)