Thingsを1ヶ月使ってみてわかった課題と解決策を考えてみた。

Thingsを使い出して、1ヶ月程度になります。
慣れてくると、もっとこうならないかなとか、これが出来ないのはちょっとあれだな。。とか思うところが出てくるのは、Thingsに限ったことではありません。
それでも、利用していると、そのアプリに合った使い方というのが見えてくることがあります。

今回はThingsを利用する中で、自分のやりたいことと機能とのギャップから、ひとりごとのように課題を解決してアプリに合った使い方を考えてみようと思います。

現在の課題

  • 「今日」は確実に空にしたい(優先度高)
  • googleカレンダーとの同期ができない(優先度低)

「今日」は確実に空にしたい

その為にできることを考えてみると、
  • 時間の割り振りができていない。
  • プロジェクトが増えすぎると管理しきれずタスクが漏れてしまう。
解決するには、
  • できないタスクは詰め込まない。
  • 今日できないと思ったタスクを翌日などに簡単にずらす方法を考える。

googleカレンダーとの同期ができない

これは考えてみると、googleカレンダーと同期できないことが問題の本質ではなくて、時間の割り振りができない部分が問題なんだと思います。
そのタスクが何分で終わるのかが、googleカレンダーにタスクの順番に表示することができたら、わかりやすいなと思いました。

googleカレンダーとの同期ではなくても、別のアイデアで、タスクを時系列に並べることができれば解決できるかもしれません。

問題点を整理すると

タスク自体の時間の管理ができない

  • タスクにどれくらいの時間が必要かが見えにくい
  • 今日のいつやるのかが見えにくい
言い換えると、
  • 直感的にいつやるのがわからない
  • 終わりの時間がわからないので、次の作業が始まらず、残タスクがでてきてしまう。
むむむー。

エリアやタグを利用できないか

15分、30分、60分などのエリアかタグを作って、それにタスクを投げ入れるのはどうだろう。
タグであれば、15分以内のタスクで絞り込むことができたりするので、わかりやすいかもしれません。アイデアレベルですが。

プロジェクトの使い方を変えてみる。

仕事案件に関していえば、プロジェクトの単位にわけるのは簡単です。

問題は、それ以外の私用などのタスクをプロジェクトにしていくと膨大なプロジェクトになり、一覧性がとても悪くなるというあたり。
膨大なプロジェクトは、見れていないタスクが発生して徐々に崩壊していく流れにつながっていきます。

一覧性をあげる為の工夫を考える

一覧性をあげるために、ひとつのプロジェクトに仕事以外のタスクをまとめる。ということをやってみました。

プロジェクト名は「やること」とかにしておいて、
その中に入れたタスクの頭全てに「ほげほげ:」のようなテキストをつけるようにしてみました。

これで一覧性がかなりあがりました。が、
毎回テキストを付けるのが面倒なのと、やはりカテゴライズできていないのが気持ち悪いです。
プロジェクトになり得るタスクは、プロジェクトへまとめるようになっていきました。

これでは、結局もとに戻ってしまい、うまく機能しませんでした。
なので、これもただのアイデアということです。

Thingsだけでは限界がある(人によっては)

私の現在のやりたいことを、Thingsだけでなんとかしようとするには、遠回りな気がしてきました。

そんな中、
asana(アーサナ)というサービスがあることを知りました。

これはNozbeのように、オンラインで管理するタイプで、15名までの共有なら無料で利用できるタスク管理サービスです。
これを利用してみたところ、とても自分のやりたいこととマッチしたので、今はasanaを利用しています。

オンラインサービスだから注意が必要

しかし、注意しないといけないことは、asanaはオンラインのサービスです。
サーバーのデータが消えたら、中身も消えてしまいますし、サーバーにアクセスできない時間があったら、何もやることが見えなくなってしまいます。

なので、仕事に関する案件だけは、Thingsを利用しています。

仕事だけをThingsにしてみたところ、これまで悩んでいた、
  • タスクにどれくらいの時間が必要かが見えにくい
  • 今日のいつやるのかが見えにくい
が解決されました。

まず、仕事のやることはとてもシンプルであるということ。

私の仕事の場合は、どれもがプロジェクトとなっております。
プロジェクトには必ず、始まりがあって終わりが必ずあります。
作業時間もはかりやすいので、そもそもThingsで管理するのにとても相性がよかったのでした。

Thingsでの仕事管理

今日やる仕事を明確に判断したあと、「★今日」に今日のタスクを入れます。
(入るように日付指定をしておきます)

あとは、先の記事で書いたeggscellentが役に立ちます。
仕事の案件だけをThingsで管理していれば、
eggscellentでのポモドーロテクニックが非常にやりやすいです。

仕事始まりには、Thingsの今日のリストは、eggscellentに同期されますので、
25分単位で、25分、50分、75分、(私は20分単位にしておりますが)と、それぞれのタスクの時間を見積もり、eggscellentのループをセットします。

あとは、淡々とタスクをこなしていくだけです。

タスクの分散について

これまでは、仕事と私用をまとめて一つのアプリやサービスで管理するようにしておりました。
(共有の必要なタスク管理はNozbeでそれ以外はThingsというように、一部わけておりましたが。)

ThingsとOmnidocusの共用も考えたことがありますが、タスクをどちらに入れようかって部分で悩むコストが高くなりそうでやめたこともありました。
Remember The Milkとか、他のTODOリスト系アプリとの併用もやりましたが、長く続きませんでした。

一つにまとめるといえば、
カレンダーだと予定は一箇所に集約しないと重複などがあったり、一覧性が大切なので、複数へ分散をするのは難しいというのがあります。

しかし、タスクに関しては、分散しても問題がありません。
(どんなタスクをしているのかにもよりますが)
というわけで、
タスクにどれくらいの時間が必要かが見えにくいという課題は、
タスクが仕事の案件だけになり、プロジェクトの時間管理が見やすくなり解決。
今日のいつやるのかが見えにくいという課題は
時間の見積もりをポモドーロテクニックに任せることで、順番にこなしていけば終わるので解決。

asana(アーサナ)Things
これが、現在の私のライフスタイルになっております。
(20130701追記)
今はasanaをやめて、仕事以外は全て、Trello 仕事は、Thing+eggscellentにしています。

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懐かしい本があったのでご紹介。
タスク管理を強烈に意識しだした頃、サクッと読見終えた記憶しかないですが。なんか気になるので再読検討。