海外で評価の高いタスク管理サービスasana(アーサナ)

思えば、数年に一度タスク管理方法を見直す時期が必ずきている気がします。
今回は、海外の興味深いタスク共有管理ツールがあったので利用してみました。

ASANA

asanaについて

asanaはアーサナと読むようです。
ヨガの座る姿勢のことらしく、サンスクリット語で「座る」という意味の動詞”アース”からきているものだとか、詳しくはわからないけど、そんなイメージ。

asanaは、Facebookの協同ファウンダ Dustin Moskovitz がファウンダの一人として名を連ねるWeb上の生産性アプリです。
ファウンダとは、創立者。設立者のことです。

2011年に注目を浴びていたアプリのようで、紹介動画がありました。

asanaは、コラボレーションタスク管理ツールといいますか、タスクの共有を目的としてるのが特徴かと思います。

Asanaを知ったきっかけはこちらの記事です。アメリカでは利用者多そうですね。
生産性とか、効率化の話を聞くと楽しくてしかたありません。うまくできるかは置いておいて。

直近では、Things、OmniFoucus、Nozbeと、タスク管理ツールに手を出してきましたが、
Asanaは、デスクトップで利用できるWeb版と、iPhone版、android版で共有できるので、使っていた中では、Nozbeにかなり近いツールといえます。

Asanaの特徴を簡単にまとめてみると、

  • 高機能なコラボレーションタスク管理ツール。
  • 自由度が高くて、15名まで無料で共有できる。
  • 無料でもプロジェクトの上限が無い様子。詳しくはプレミアムプランの詳細を参照。
    有限だったとしても、nozbeは無料だと5つという制限があるのでそれよりは多いです。
  • iPhone、androidのアプリがあるのも素敵。

asana(アーサナ)を使ってみる。

では実際にasanaを使ってみる流れをざっとみてみます。
これからの画像を見るだけでもasanaがどのようなサービスかわかるかと思います。

まずはasana(アーサナ)へログインします。

Asana · Task Management for Teamsへリンクしてログインします。
01最初の画面

asanaへはgoogleアカウントでログインできます。

googleアカウントを利用することで、gmailの連絡先と連動し、メンバーの招待が容易になります。またアカウントを忘れる心配もないですし、招待されるのも簡単です。
02google認証

ログインすると、使い方に関する簡単な動画があります。

英語ですが、直感的でわかりやすいので、全部みる事をおすすめします。
03最初のログインした直後

自分の名前を入れます。

04名前を入れます

チームに招待します。後からでも招待できます。

最初から共有する人を選ばせるところがコラボレーションツールっぽいですね。
05プロジェクトに呼ぶメンバー

チームの名前を入れます。

06チームの名前を入れます

gmailの連絡先を参照して、呼ぶメンバーを選択します

あとで選択できるので、ここはスキップして大丈夫です。
07googleログインあと

プロジェクトを作りましょうと表示されます。

何はともあれ、プロジェクトを作ります。
08最初のプロジェクトを入れてください

プロジェクトを作って、タスクを追加してみます。

11タスクの矢印をおすと

ユーザーを招待することができます。

プロジェクトは担当に割りあてできるのが最大の機能だと思います。
09ログインした画面

タスクの詳細を確認することができます。

ここの画面を常に表示してasanaを利用するようになると思います。
非常にパワフルな機能です。
12詳細がでてくる

タスクの完了日を指定します。

タスクの完了日は出来る限り入れておきます。
タスクの横に期日が表示されるのと、Todayタスクに自動で入ります。
13カレンダー

作業日を明日に設定すると、Tomorrowという表示がでてきます。

今週であれば、sundayなどのローマ字表記で、それ以降は日付が入ります。
14tomorrow

サブタスクを入れる事ができます。

タスクの中のさらに細かいタスクを設定できます。
15subtask

サブタスクはこのように増やす事ができます。

16サブタスクはたくさん

タスクには概要を入れることができます。

ちょっとした内容でもここに書き込んでおくと便利です。
URLなども入れておくと便利です。
17サブタスクのノート

タスクはコメントを書いておけます。

チーム内でのコミュニケーションが可能です。
18コメント

タスクにはタグを付けることができます。

19タグ

ファイル添付も可能です。

20ファイル添付

ハートをつけることができます。

ハートをつけた人数がわかります。
チームのメンバーが増えた時に利用方法が広がりそうですね。
21ハート

タスクの詳細を閉じても、タグやコメントがある様子がわかります。

22タグとハートの表示

プロジェクトには色を付けることができます。

23シェア系

各種カレンダーと同期することができます。

私はgoogleカレンダーでasanaを読み込んでいます。
24カレンダー追加

メッセージの受け取りを変更できます。

25タスクの通知を切ることもできます

プロフィール画像を追加します。

26プロフ写真

自分のアカウントの画像を入れてみた様子。

10アイコンいれた

Inboxにはログが溜まって行きます。

GTDで言うところのInboxとは違いますね。更新情報が溜まっている感じです。
27設定など

ショートカットが多くあります。Tabを使ったキーがメインです。

いろいろあります。
ショートカット01 ショートカット02

asanaを使ってみます。

そんなわけで、どんなものかと利用しております。
ASANA

asana(アーサナ)を利用してみて思ったこと

まず思ったのは、Omnifocusのように、機能が多くて、機能を利用しすぎると煩雑になってしまう印象。ただし、そのぶん高機能といえます。

最大の問題点といえば、iPhone版のasanaのレスポンスというか、同期をしている間はタスクが表示されないというのがあります。
これはアップデートでそのうち改良されると思います。

オンライン上で管理するサービスなので、Nozbeと同じでasana側のサーバーで問題があった場合に中身が見られなくなる恐れがあります。
そうそうないと思いますが、万が一のことを考えると、重要な仕事案件は、ローカル管理のThingsやOmnifocusを利用したほうがいいのかもしれません。

先の海外の事例でいうと、asanaが手放せないなどとありますので、これまで特に問題がおきているわけではなさそうです。

コラボレーションツールなので、チームのメンバーが内容を確認できますが、パーソナル・スペースもあるので、そこで個人のタスクも管理することができます。

特徴をまとめてみると、
  • 高機能なコラボレーションタスク管理ツール。
  • 自由度が高くて、15名まで無料で共有できる。
  • 無料でもプロジェクトの上限が無い様子。詳しくはプレミアムプランの詳細を参照。
    有限だったとしても、nozbeは無料だと5つという制限があるのでそれよりは多いです。
  • iPhone、androidのアプリがあるのも素敵。
などなど、ここでは紹介しきれない魅力的な要素が多いasanaはおすすめのタスク共有ツールです。