クラウドで大切なファイルを管理したい(その3)

前回、結局写真と動画はローカルで管理する。
ということを決めました。

それ以外は全部クラウドで管理する!という方針で行きたいと思いますので、今回はそのクラウドについて考えをまとめていきたいと思います。

写真と動画のローカル管理については、
クラウドで大切なファイルを管理したい(その2)をごらんください。

クラウド管理には、問題もあります。今回は、写真と動画の保管以外の、問題点について考えていきたいと思います。


現状メインで利用しているクラウドサービスは

  • LastPass
  • Xmarks
  • Dropbox
  • Evernote
  • Nozbe
この5つです。
それぞれのサービスについては
クラウドで大切なファイルを管理したい(その1))をごらんください。

これと写真と動画用のローカルストレージの組み合わせで、現状の自分の大切なファイルは保管できるイメージです。

PCのクラッシュにも全く怯えません。
新しいPCを購入しても、自分の作業環境をすぐに構築できる状態には一応なります。

ただ、クラウドは人様の保管庫へ自分の大切な情報を預けるということです。
やはり不安が伴います。

自分が気になっている課題は、

  • 写真、動画の管理がローカルに入ったままではまずい。
  • クラウドサービスが無くなったら全部消えちゃうじゃん。
  • セキュリティーが必要なファイルをネットに預けても大丈夫なのか。
  • 有料のものはどうにか無料にならないか。
  • 3年くらい経ったら、ファイルがごちゃごちゃになっていそう。必要な情報が、必要な時にちゃんと見つかるのか。
具体的に問題点を考えてみたいと思います。


クラウドサービスが無くなったら全部消えちゃうじゃん。の問題


サービスが無くなったら、大切なファイルは回収できないのでしょうか。

Xmarks、Evernote、Dropbox、Nozbeに関しては、ローカルと常に同期しているので、いきなりDropboxに接続できなくなっても大丈夫です。
他のPCでも定期的にログインして、常に最新の状態を保っているようであればさらに万全の体制ですね。

ただ、LastPassは本当に困ります。
まさかそんなパスワードでしたか!というパターンに対応できる自信はありません。
ログインできないサイトが出てきそうです。

しかし、無料でここまで出来る便利なLastPassは手放せません。
https://lastpass.com/features_free.php

解決策としては、

保管したパスワードは管理画面から定期的にエクスポートしてバックアップを取ります。
バックアップをとったら、zipにしてパスワードを付けておけばより安心です。
ちなみに、WindowsVista以降は、Lhaplusという圧縮ツールを利用するのが簡単です。


クラウドサービスが無くなったら全部消えちゃうじゃん。に対する自分への回答は
LastPassは定期的にエクスポートをしよう。他のサービスはローカルに残ってるので大丈夫。

なんだか普通ですね!


セキュリティーが必要なファイルをネットに預けてて大丈夫なのか。の問題


これもLastPassが怖いですね。
2011年に一度ハッキングがあったようです。

LastPass Security Notification
http://blog.lastpass.com/2011/05/lastpass-security-notification.html

万が一パスワードを抜き取られるなんてことがあったら、銀行系やカード系は怖いです…。

ハッキングもそうですが、サービス側のサーバーがクラッシュしたらと思うとそれも怖いですね。
とにかく、「漏洩リスク」と「紛失リスク」がLastPassの場合は高い気がします。

ではLastPass以外のサービスはどうでしょうか。

Evernoteのセキュリティについて
http://evernote.com/intl/jp/security/

なんだか難しいことが書いてありますが、このように、クラウドサービスはセキュリティに一生懸命なようなので、そこまで心配しなくても良いかもしれません。

それでもかなり心配なので、クレジットカードの情報やパスワード情報など、機密性の高い情報の入ったファイルは、写真と動画を入れるローカルストレージに専用のフォルダを作成して置いておいたほうが良さそうです。


セキュリティーが必要なファイルをネットに預けてて大丈夫なのか。に対する自分へ回答は
機密性の高いファイルはローカルストレージへ保存して、それ以外は全部クラウドサービスへ保存しよう。

なんだかまた普通ですね!



有料のものはどうにか無料にならないか。の問題


私は有料ユーザーなのですが、無料にできたらそれはそれで助かりますので、課題としてみます。

LastPassとXmarks


この2つのサービスは有料にすると、スマホやiPadなどで利用できるようになります。
ただし、専用のブラウザが用意されているのでSafariなどの標準ブラウザで利用できるわけではありません。
LastPassに関してはIEでも利用可能になるというのが売りのようですが、IEを利用する場合は自動記入ができないだけで、保管庫へログインしてパスワードを検索して利用するという面倒な流れであれば利用できます。

月額1ドルずつ程度の負担ですが、無料でできるなら無料でいいかなとも思います。
これまでは寄付的な意味で課金していましたが、家計の見直しでこのあたりも削減対象というわけでございます。


Dropbox


有料にしたら容量が増えますね。
https://www.dropbox.com/plans

年間 $99で50Gがプラスされるようです。

外で仕事をするようになって、ファイル共有がどうしても必要なんだという場合は考えますが、
NAVER Nドライブ 30GBなどもありますし、ファイル共有系は必要に応じてという感じでしょうか。

Dropboxの使いやすさは秀逸だと思いますので、その点も含めて検討しようとは思いますが、
現時点では、個人的にはそこまで容量が必要ではないので、有料では利用していません。


Evernote


年間 $45で利用できます。

さくっと有料版のメリットを書くと

月のアップロード容量60MBが、1,024MB(1GB)にあがる
PDFが検索できる
zipやexcelとかも含めた全ファイルを添付できる

他にもありますが、よく目につくのはこのあたりかと。

テキストを同期する利用方法がメインであったり、大量のファイルを利用しないようであれば、無料版で問題ないです。

Evernoteを使いこなしているヘビーユーザーであれば、有料版にする価値はあるかと思います。

私は有料版を利用しているのですが、それというのも、
DocomoのAndroidのキャンペーンで「1年間有料版を利用できる」というのがあり、これまで3台購入しているので3年間は有料版を利用できます。
ですが、テキストと画象がメインなので3年が終わったら無料版にする予定です。


Nozbe


このサービスは利用している人が少ないのですが、Todo管理の決定版と思っております。

Nozbeについて記事を書きましたので、Todo管理に興味がありましたら、こちらを御覧ください。

Todo管理はNozbe(ノズビー)で落ち着きました

無料版だと、真価を発揮できないので、通常利用する場合は有料になるかと思います。

月額 $9.95 /月 (月払い)
月額 $7.5 /月 (1年前払い)

あとiPhoneアプリは別で¥450です。

個人的には、Todoアプリにこれほどの料金を払う価値があるかと聞かれると、あります!と答えるくらい、
依存して利用しております。

特に仕事はこれが無いとできません。は大げさですが、それに近い気持ちを持って使っております。
日常生活でもNozbeに依存しておりますので、これくらいの料金はコストとして問題無いと思っております。


しかーーーし!
やはり有料はつらいです。

なので無料のTodoアプリがないかなと探すのですが、これほど自分の頭にマッチするサービスはなかなか無いのです。

それでも、最近気になっているソフトが オムニフォーカス(OmniFocus)です。

これも有料なのですが、大きな違いは、月額課金ではない!ということ。
初回の投資額は半端ないですが、払いきりというのは魅力的です。

ただし、これはMacユーザーのサービスなので、現状では乗り換えができません。
Macに乗り換えも検討しているので、Nozbeの1年課金が終わる頃に、一度Macへの乗り換えと合わせて検討しようかと考えております。

参考にOmniFocusの価格です。

Mac用 $79.99
iphone用 価格: ¥1,700
ipad用 価格: ¥3,450

はんぱないですねー。


とそういうわけで、これで全て月額課金は0円となります。


何か恩恵を受けるには投資が必要だという考えで、これまでは課金サービスを利用してきましたが、
無料で利用できるのであれば、そのほうがやっぱりいいです。

無料で提供することによって、優秀なサービスが終わらないで欲しいという、複雑な心境であります。


有料のものはどうにか無料にならないか。に対する自分への回答は
全部無料でやっていける!月額課金は辛いです。ただ初期投資も時には必要だ。

好きなら月額投資してでも、利用するのはアリだと思います。


3年くらい経ったらファイルがごちゃごちゃになってそう。必要な情報が必要な時にちゃんと見つかるのか。の問題



必要な情報が必要な時にちゃんと見つかるのか。これって3年後ではなくても3日後であっても課題ですね。

それぞれのサービスについて考えてみたいと思います。


LastPass


パスワードを登録する時に、ある程度フォルダ分けをすることによって、ある程度見られるようになりますが、
やはりごちゃごちゃになるかと思います。

自分も整理を試みたのですが、瞬殺で心が折れました。
どんなサイトだったか思い出せないのが多すぎるのです。

LastPassの保管庫では、検索ができます。
なので、登録する時にキーワードを多く入れてみることで、埋もれた中から検索できるようにしておくことが
改善方法かなと思います。

パスワードが必要なサイトに行くと、自動でパスワードが補完してくれるので問題ないかと思うと、
そうでもなくて、サイトがリニューアルした場合、URLが変わるのでその時に保管庫から、検索する作業が必要になります。

なので、検索しやすいようにすることは非常に大切だと思います。


Xmarks


いわゆる「あとで読む」フォルダなど作ってBookmarkに登録しすぎると、それはそれは管理ができません。
ブックマークの管理は非常に難しく、とりあえず登録したサイトはとりあえず読まないわけで、
それでも本当に必要なサイトはわかりように保存したいのです。

まさに、必要な情報が必要な時にちゃんと見つかるか心配なサービスであります。

では、どのように解決したら解決できるのか考えてみます。

・定期的なメンテナンス ←めんどくさい
・要らないブックマークは入れない ←判断しにくい
・フォルダをフォルダをフォルダを………um…

ふと、思ったのですが、
ブックマークという名前に騙されてはいけない気がしてきました。

ブックマークには管理画面のサイトや、ツールなど、よく利用するサイトしか置かない。

残りは全てEvernoteにブックマークする。
Evernoteの検索にヒットさせる。

Evernoteは設定で、Google検索でも検索対象にすることが可能なので、
何か調べたい時にGoogle検索をするというフローをひとつにできる効果もあります。

これは良い。今までなんとなくやっていたことだったのですが、
必ずそうする、と決めるとすっきりします。

ブックマークはEvernoteへ。
日常利用するサイトだけXmarksへ。

少ない数であれば、定期的にXmarksのメンテナンスも出来る気がします。

実践しようと思います。


Evernote


このサービスは奥が最高に深いです。
また別の記事にしようと思いますが、フォルダ管理とタブ管理の向き不向きもあります。

フォルダのネーミングセンス
タグの使い方
記事タイトルのルール

など、最初からコダワリを持ってEvernoteを活用しておけばよかったと思うことばかりです。

今は検索キーワードをテキスト(ノート)のなかにいくつか書くことで、検索にヒットしやすくする工夫をしたり、
フォルダを多く作り過ぎないとか、フォルダは検索の絞込みする為にあるという考えで作ってみたりしております。

まったくの実験中であります。

Evernoteの使い方には、これが正解というのは無いと思います。


必要な情報が必要な時にちゃんと見つかるのか。

これが非常に当てはまるサービスと言えます。

これは現時点では解決できていないので、日々試行錯誤して、アイデアをブログに投稿していこうと思います。


Dropbox


これは従来からあるようなフォルダ階層を作って管理する方法です。

検索を用意にするには、ファイルの管理にはルールが必要で、
例えばフォルダを日時で分ける方法 20120510_drop_pdf_01 みたいな記述ルールを自分の中に持つことは必要かと思います。

ファイル名と、日時フォルダの2点で管理することと、
横断検索でみつかりやすいようにDorpboxに入れるファイル名にも一定のルールを入れるなど、とにかく検索しやすい作りにしておくことが大切です。

それでも、すぐ探しにくい状態になってしまうのは仕方ないところです。

フォルダの一番上の階層に、ファイルの内容を簡単に記した目次メモを置いておくというのもオススメです。

このようにルールに対して、ヒントを増やしておくことで検索しやすいDropboxを目指します。

それでも見つかりにくいファイルは出てきますので、その場合は検索ツールを使いましょう。
Googleデスクトップに代表されるような、ファイル検索を利用すると、見つかりやすくなるかと思います。

Dropboxは、Evernoteほど複雑ではないので、深い階層にしすぎないとか、フォルダの名前の付け方などを工夫してみると良いかとおもいます。


Nozbe


Todoリストに関しては、見つかるかというよりは、毎日毎週見ているものなので、それほど心配はありません。
Nozbeを常用するユーザーであれば、日次レビュー、週次レビュー、月次レビューをして最新の状態になっていると思われますので、それほど心配はいりません。

Nozbeの使い方に関しては、だいぶ慣れてきましたので、これから記事を増やしてアウトプットしていければと思っております。


大切なファイルの管理方法が決まってきました。


大切なことは、無理にクラウドに預けておく必要はない。
必要に応じて、クラウドとローカルを使い分けるという結論に。


あとは具体的な保存方法ですね


行き先は決まっても、やり方が定まってないと利用しにくいですね。

これからは、よりよい保存、管理方法を考えていきたいと思います。
これはいい!という管理方法がわかったらブログを書きながら実行していきたいと思います。


例えば、今やっている例として、Evernoteでいうと、

自分のPCにインストールしたソフトを書くときに工夫をしています。

  • 絶対に必要なソフト
  • あると便利なソフト
  • 必要に応じて利用するソフト
といった具合に、3つ程度に分けて書いておくと、インストールの優先度がわかって楽です。

あと、そのソフトはダウンロードしてインストールしたのか、手持ちのCDからインストールしたかも併記しておきます。
CDからインストールする場合はCDとシリアルNoを必ずセットにするか、一箇所にまとめてにわかりやすく置いておけば完璧です。

私はまとめて一箇所に保管してあり、順番はぐちゃぐちゃです。
保存が投げ入れるだけで簡単で、必要なときは探せば必ずある。ある程度時系列に並んでいるというのと、利用したものは一番手前にもっていっておく。といった方法で問題なく管理しております。

とこのように、クラウドへ置いておく情報の質にもこだわれれば、後々楽になるかと思いますので、考えてまとめていきたいと思います。


情報整理は楽しいですね。
大切なファイルを保存するイメージがまとまってきました。
新しい整理整頓は、慣れるまでは大変ですが、ルールを決めて続けていきたいと思います。
続かない場合は、続かない場合用の方法をまた模索していけば良いかなと思っています。

しばらくしたら、それを模索するブログを書くと思っています。