Thingsのエリアをレベルとして考えた、私の使い方をご紹介します

作業リストのアプリを、omnifoucusからThingsへ乗り換えました。


GTDを行うにあたり、Thingsは自分にとって使いやすいアプリだと思いました。
しばらく使ってみて、自分なりの使い方ができてきましたので、ご紹介したいと思います。

利用者の情報
・ウェブサービス会社へ勤務 32歳
・職業:マークアップエンジニア(ウェブサイトの見た目を構築する人)
・Thingsを、仕事とプライベートの両方で利用している。
・頭の中にある全てのやるべきことを、InBoxへ入れるいわゆるGTDの考え方で利用している(つもり)。

画面の左サイドのリストを上から順に解説します。

things紹介

受信

受信
InBoxです。頭の中にあるタスク(やること)は全てここに一旦入れます。
(最初からプロジェクトを指定できるタスクはプロジェクトに直接入れます。)

受信に入ったタスクは、該当するプロジェクトに日付(期限)をつけて振り分けます。
プロジェクトはなるべく日付をつけます。日付をつけることによって、「★今日」に自動で入りますので、タスクが埋もれて見なくなることを防げます。

既存のプロジェクトに該当しない場合は、新しいプロジェクトを作ります。
プロジェクトの使い方は、プロジェクトを参照

★今日

今日
今日やるタスクはここに集まりますので、当日はこの中をせっせと消化します。
この画面を常に開いて作業をします。

次
プロジェクトを一覧できます。
残りの日数が表示されますので、近日中にやるタスクを確認できます。
今日のタスクが終わった場合、ここから次のタスクをみつけて作業したりします。

週次レビューでは、この画面を利用します。
超過しているTODOをリスケします。やらないだろうタスクは未定に投げ入れます。

予定済

予定済
定期的に行うタスクはここで設定します。
平日だけのタスクや、2ヶ月に一度のタスクなど設定しておきます。
会社で行うタスクの場合は、後ほど記載している「会社タグ」をつけておきます。
予定済
↑このような感じで表示されます。
毎週金曜には週報を書くタスクが「今日」に追加されます。

未定

未定
未定タスクが入っています。
長い間、未定タスクに入っていて、絶対やらないだろうタスクは削除します。
未定タスクは、やるかやらかいか未定という感覚です。
期限が決まっていないだけであれば、それはプロジェクトにします。

プロジェクト

プロジェクトを選びます
プロジェクトは小さなタスクの集合体です。
仕事の案件など、プロジェクトとして「終わりがわかる」タスクに関しては、プロジェクトにします。
私生活でも、「北海道旅行」や「写真整理」など、「始まりがあって終わりがある」タスクはプロジェクトにします。

そうすると、プロジェクトとまではいかず、細かいやることをどうするかが問題になります。
使い方が非常に難しいところですが、プロジェクトにならないタスクを集める為の、「カテゴリープロジェクト」を作り、その中に入れていきます。
関連するタスクが増えてきたらプロジェクトにする場合もあります。

本当はタスクをどんどんプロジェクトにしたいところではありますが、視認性が低下するので、「カテゴリ」を作成して利用しています。
カテゴリとしては、「ブログ改修」や「自宅でやること」などです。

エリアの設定

プロジェクトはどこかのエリアに必ず入れます。
エリアはレベルで3つに分けてあります。
エリアの設定
3つにしている理由は、3つ以上は煩雑になる気がしているからです。
煩雑になると利用しなくなりますので。

会社レベル

仕事の案件、会社に居ないと作業できないタスク。会社でやっておきたいタスク。

自宅レベル

仕事以外のタスク、会社に居ても作業できるが、自宅でやりたいタスク。

週末レベル

仕事以外のタスク、自宅に帰らないと作業できないし、まとまった時間が必要なタスク。
プロジェクト
↑このようにプロジェクトがエリアに分かれて表示されます。

タグ

次の7つを用意しています。
「会社」「優先度高」「15分以内」「ディレクター」「プログラマ」「デザイナー」「コーダー」
タグ

会社

「今日」のリストで、会社でやる作業のみを表示する為に使います。
エリアで「会社レベル」に設定しているプロジェクト(タスク)には必ず付けるタグです。

優先度高

これがタグにあると、何よりも優先して作業します。
緊急なタスクがある場合に付けるタグですが、めったに利用しないです。

15分以内

確実にすぐ終わるタスクについては、このタグをつけます。さくっと終わらせれる印です。
後回しにしてタスクが増えることが多いので、これをうまく利用してタスクを減らしていきます。

ディレクター

会社のウェブ制作案件で、ディレクターに聞く内容

プログラマ

会社のウェブ制作案件で、プログラマーに対応依頼する内容

デザイナー

会社のウェブ制作案件で、デザイナーに対応依頼する内容

コーダー

会社のウェブ制作案件で、マークアップエンジニアである自分の作業内容

最後の4つのディレクター、プログラマ、デザイナー、コーダーは、作業が属するタグに分けておくことで、やるべきこと、依頼すべきことが一目でわかります。
また、自分に関係するタスクではなくても、残タスクを忘れずに知っておくということは、プロジェクトの成功へ近づくかなと思います。

ログブック

ログ
タグで分けていれば、会社でやったタスクだけで見返すのも簡単ですね。

週次レビュー

この手のアプリで大切なのは週次レビューです。

Thingsでは、「次」を開くと一覧が見れるので、超過しているTODOをリスケします。
また、おそらくやらないだろうTODOは「未定」に移動します。
これを週だけではなく、気づいた時にやっておくと、プロジェクトがきれいに整理されていきます。

レビューをすると、他にも必要だったタスクなどが生まれることもよくあります。
それで細分化していくことで、タスクがより明確になり、作業効率があがります。

なにより、忘れていた!ということが無くなっていくので、より自分の仕事ののレベルがあがるかと思われます。

自分の記憶力に自信が無い私のような人には、Thingsなどを使ったGTDはオススメです。

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GTDとは個人用のワークフローの管理手法です。
心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼としたTODO管理方法みたいなものです。ThingsではGTDを効率的に行えるよう作られております。
私は、GTDをベースとして、自分の仕事や生活にあったワークフローを作ることが大切だと思っております。